7 consejos para manejar el flujo de dinero cuando utilizas un software contable
En esta entrada en colaboración con 2×3, explicaremos 7 consejos para el flujo de dinero con un software contable.
Una de las mejores formas de garantizar el éxito de una pequeña empresa es lograr que sus finanzas estén bien organizadas. El éxito financiero se equilibra en una delgada línea entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, este es un balance delicado de mantener, pero las empresas que lo logran por lo general tienen un gran éxito.
Los estudios muestran que casi un tercio de las empresas fracasan porque se quedan sin liquidez, por lo que el flujo de caja es un elemento muy importante para mantener una empresa a flote, y es imperativo que esté bajo control a través las prácticas y el software de contabilidad adecuado para evitar problemas.
1) Mantener un pronóstico de flujo de efectivo
Es necesario establecer objetivos financieros cada 6 o 12 meses para realizar un seguimiento efectivo y evitar cualquier posible déficit. La forma más básica de configurar un pronóstico de flujo de efectivo es mantener un informe simple que enumere los ingresos y los gastos mensuales que genera una empresa.
Un software de contabilidad también puede ayudar a realizar un seguimiento de las tendencias de gastos. En estos casos hay que considerar los costos fijos y variables en el pronóstico de flujo de efectivo y ser realista sobre los posibles escenarios.
2) Conocer todos los pagos
Enviar las facturas con prontitud y ser rápido para localizar facturas vencidas también puede ayudar a mantener el flujo de caja. Vale la pena establecer condiciones de pago claras con los nuevos proveedores antes de comenzar a hacer negocios con ellos. Por lo general, treinta días es el tiempo estándar para la realización de pagos.
Conocer las fechas de pago de los clientes y no ignorar las irregularidades o retrasos es vital en estos casos. Un cliente que paga mal podría estar a punto de quebrar, y saber cuándo se deben realizar los pagos por un producto o servicio es útil para mantenerse al tanto del flujo de efectivo de una empresa.
3) Cuidar el stock de productos
La gestión eficiente de los productos en stock es tan importante como la gestión del flujo de caja. Conciliar los registros de productos en existencia al mismo tiempo que se concilia la cuenta bancaria, ya sea semanal o mensualmente, ayudará a conocer qué artículos quedan en stock y cuáles requieren un nuevo pedido.
Un sistema eficiente de control de stock tendrá un impacto positivo en el flujo de efectivo, ya que se evita la adquisición de productos o mercancías que no se necesitan.
4) Mantener buenas relaciones con prestamistas
Muchas empresas necesitan un impulso de efectivo de vez en cuando, ya sea de un banco o de un prestamista. Estar en buenos términos con las instituciones financieras manteniéndolas informadas de cualquier gasto imprevisto y de posibles cambios en el calendario de pagos, siempre será la mejor forma de proceder.
Al desarrollar una buena relación basada en la confianza con los bancos y los prestamistas, es más probable que exista un trato favorable hacia la empresa si esta requiere de asistencia financiera en el futuro.
5) Acceder a créditos
Si la empresa está creciendo lo suficientemente rápido como para preocuparse por tener suficiente dinero para cubrir sus gastos generales, buscar acceso a la línea de crédito de un banco o ente financiero podría ser la mejor idea. En muchos casos, los bancos están dispuestos a otorgar préstamos a una empresa si pueden ver un contrato de servicio o una carta de intención. Solo se le deberán pagar intereses al banco o al financista por la cantidad de tiempo que realmente se necesite el efectivo.
6) Ajustar los gastos
Evaluar la frecuencia con la que se pagan los proveedores, facturas de impuestos, servicios públicos y más, también es una excelente idea. En ocasiones es posible realizar negociaciones para acordar tiempos que pago que sean beneficiosos para la empresa.
Además, hay que tener cuidado con los pequeños gastos que pueden acumularse con el tiempo. En muchas ocasiones los gastos que se consideran insignificantes pueden sumar grandes cantidades de dinero a largo plazo.
7) Anticipar los problemas antes de que sucedan
Siempre será beneficioso identificar los posibles problemas de flujo de efectivo con anticipación, esto se puede lograr mediante el control de las condiciones del mercado, vigilando a los clientes y proveedores que puedan tener inconvenientes y tomando medidas tan pronto como se detecte un problema.
Al utilizar los informes del software de contabilidad para mantenerse al tanto del flujo de efectivo, es posible resolver los problemas de manera rápida y eficiente. Para obtener orientación adicional, siempre será bueno acudir con un contador, un inversionista o mentor comercial.
Un negocio no puede permitirse perder de vista su flujo de caja y sus finanzas en general. El software de contabilidad adecuado puede ayudar a organizar los gastos, facturar a los clientes y vigilar los resultados financieros de la empresa. Es cierto que un software de contabilidad no puede prevenir todas las crisis de flujo de caja, pero puede brindar la información necesaria para estar preparado para cualquier evento futuro.
Puedes consultar todos nuestros servicios o ponerte en contacto con nosotros a través de la web, será un placer ayudarte.